כאשר אנו מעוניינים להציג קובץ באתר (בניגוד לטקסט רגיל) אנו משתמשים בקישור ישיר או במודול כמו מודול המסמכים כדי לאפשר למבקרים להוריד אותו מהאתר שלנו על מנת לצפות בתכנו במחשב שלהם. רוב מנהלי האתרים אינם מבחינים בין קבצים הניתנים לעריכה כמו קבצי וורד לקבצים שאינם ניתנים לעריכה כמו קבצי אקרובט (הידועים גם בשם הסיומת שלהם PDF)

עדיף תמיד להעלות קבצים בפורמאט שאינו ניתן לעריכה מאחר ולרוב המוחלט של המשתמשים מותקנת במחשב תכנת קריאת קבצי אקרובט בעוד שלא אצל כולם מותקנת תכנת וורד ובודאי שלא בדיוק הגרסא שבה נשמר קובץ הוורד שהעליתם.
(יתרון נוסף הוא מניעת אפשרות העריכה של הקובץ המורד)

הנה הסבר כיצד להתקין תכנה להמרת קבצים לפורמאט אקרובט:

1. יש להוריד תכנה (חינם) ליצירת קבצי אקרובט מהכתובת http://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp  תוכלו למצוא קישור להורדה בדף מצד שמאל. (קיימות גם תכנות אחרות, אני ממליץ על CutePDF writer אחרי שימוש רב בה)
2. מתקינים את התכנה ככל תכנה רגילה
3. התקנת התכנה יוצרת מדפסת וירטואלית חדשה במחשב שלך (תוכלו לראות אותה ברשימת המדפסות שלכם)
4. מעתה ניתן להמיר כל תוכן הניתן להדפסה רגילה לקובץ אקרובט

להמרת קובץ כלשהוא (לא רק וורד כמובן) לקובץ אקרובט בצעו את הפעולות הבאות:
1. הכנסו לעריכה או צפיה בקובץ המקור בתכנה הייעודית לו (למשל וורד לעריכה/צפיה בקבצי וורד)
2. בתפריט הדפסה בחרו את המדפסת הנקראת CutePDF writer (ראו תמונה למטה) והקישו OK
3. המתינו שיפתח חלון חדש לשמירת הקובץ. תנו שם לקובץ החדש והקישו "שמור" (זכרו שהקובץ ישמר בפורמאט אקרובט).
4. הקובץ יומר לאקרובט ויישמר במיקום שבחרתם
5. עתה תוכלו להעלות את הקובץ לאתר בפורמאט החדש (כמובן שגם לקרוא או להדפיס אותו.)